Come scegliere un'agenzia di traduzione: 6 domande chiave

Quando scegli un'agenzia di traduzione per la tua azienda non stai semplicemente «comprando parole». La qualità dei progetti multilingue dipende sia dalla competenza linguistica che dall'organizzazione, ovvero da come vengono gestiti i progetti, dalla coerenza terminologica, dal controllo qualità, dalla sicurezza e anche da come viene integrata l’intelligenza artificiale nella traduzione.

Questo articolo è proprio per i team di marketing, produzione, affari legali e regolatori, localizzazione e vendite che devono cercare un fornitore di servizi linguistici in grado di operare su larga scala, senza compromettere la qualità. Vedremo insieme una breve lista di cose da tenere a mente: 6 questioni principali (più una extra).

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Perché è importante avere una buona check-list

Avere a portata di mano un’adeguata lista di criteri non è solo un modo per verificare la qualità linguistica. Questi criteri devono essere coesi e complementari,a ffinché l’agenzia a cui ti rivolgi si adatti esattamente alle tue esigenze.

Un progetto multilingue è come una catena di montaggio: briefing, preparazione dei file, gestione terminologica, traduzione, revisione, controllo qualità, validazioni interne e, infine, consegna (in formati specifici richiesti dal cliente). Più sono le lingue e le parti coinvolte, più probabilità ci saranno di incorrere in incoerenze, ritardi, azioni ripetitive e costi nascosti.

In che modo l’agenzia ti garantisce prodotti di qualità? Come viene misurata la qualità? Come si organizza per controllare i tuoi progetti e i tuoi dati?

Per stabilire i tuoi criteri, puoi utilizzare delle risorse di riferimento come la norma ISO 17100: Servizi di traduzione - Requisiti del servizio.

Scegliere l’agenzia di traduzione: 6 questioni principali

1. Qual è l’ambito di specializzazione?

Il tuo primo criterio dovrebbe essere il grado di esperienza dell’agenzia nel settore. Un'agenzia che traduce qualsiasi cosa può essere conveniente per contenuti semplici, ma quando si lavora con testi tecnici, giuridici, regolamentati, medici o finanziari, la specializzazione contribuisce a ridurre rischi (terminologia precisa, conformità, tracciabilità, ecc.).

Pertanto, la prima domanda da porsi è: «Con quali aziende del settore hai già collaborato?»

Dopo questa domanda, puoi andare più nel dettaglio e richiedere informazioni su:

• il tipo di contenuto,
• il volume di lavoro,
• le lingue di lavoro.

Esistono altri aspetti che vale la pena conoscere, come per esempio se l’agenzia offre un servizio di creazione di glossari e guide di stile, o in che modo gestisce le informazioni normative.

Perché è importante? Perché un esperto in materia è in grado di ridurre errori terminologici e di conformità, la cui correzione è costosa o, a volte, molto costosa.

2. Lavora con traduttori madrelingua? Come vengono selezionati?

Quando si offre questo tipo di servizio alle aziende, la questione non è solo: «madrelingua o non madrelingua». È fondamnetale conoscere come l’agenzia di traduzione garantisce l'accuratezza, la coerenza e la continuità dei suoi progetti. Perciò, due sono le domanda da farsi in questo caso:

• I traduttori lavorano solo verso la loro lingua madre?
• Come vengono verificate le loro competenze (specializzazione, stile, rigore...)?

Non accontentarti di una risposta vaga: chiedi informazioni riguardo il processo (prove, processo di inserimento, valutazioni, verifica di validità, sostituzioni) e la supervisione (revisori, linguisti e terminologi responsabili).

Perché è importante? Perché la qualità dipende sia dal livello dei linguisti¡, sia dalle modalità di selezione e dalla continuità degli stessi traduttori all’interno dell’agenzia.

3. Come si controlla la terminologia e la coerenza linguistica?

Spesso, sono questi due gli aspetti più problematici nei progetti multilingue: il prodotto, il concetto e il messaggio sono gli stessi, ma esistono differenze tra le lingue e nei batch. Un’agenzia competente deve tenere sotto controllo la terminologia, ovvero non solo creare, validare, diffondere e aggiornare glossari, ma anche mantenere le memorie di traduzione pulite e riutilizzabili.

Pertanto, è necessario farsi tre domande:

• Chi sceglie la terminologia e chi la convalida? Il cliente, l'agenzia o entrambe insieme?
• Come si possono registrare le varie decisioni e come si evitano le discrepanze tra paesi e varianti linguistiche? (ad esempio, tra l’inglese britannico e quello americano)
• In che modo si possono recuperare la memoria e il glossario nel caso in cui si voglia cambiare fornitore?

Perché è importante? Perché la coerenza terminologica ti risparmia tempo, correzioni ripetitive ed evita che l’essenza del tuo messaggio si perda quando passi da un mercato all'altro.

4. In che modo si garantisce la riservatezza dei documenti?

In ambito aziendale, la traduzione è un processo che lavora con dati sensibili (strategie, contratti, prezzi, dati tecnici o, persino, personali). È per questo che bisogna considerare l'agenzia di traduzione come un tassello del puzzle e studiare bene le condizioni di accesso all’informazione, l’archiviazione e le clausole contrattuali.

Fai domande che abbiano risposte concrete:

• Dove vengono archiviati i documenti, per quanto tempo e chi ne accesso?
• Come si controllano i permessi (accesso con privilegio minimo e ristretto in base al progetto)?
• Qual è la politica di subappalto e quali impegni contrattuali vengono stabiliti (accordi di riservatezza, clausole contrattuali e meccanismi di tracciabilità)?

Puoi consultare il GDPR (riassunto ufficiale su EUR-Lex) e iprincipi fondamentali del trattamento (nella pagina del Garante privacy). Per progetti esigenti, è importante chiedere informazioni riguardo alla conformità con la norma ISO/IEC 27001: Sicurezza delle informazioni, cybersecurity e protezione della privacy.

Perché è importante? Perché le conseguenze di un errore di riservatezza o di un'esternalizzazione dei servizi non controllata adeguatamente non hanno conseguenze solo sul progetto di traduzione, ma comportano anche un rischio legale e contrattuale, per non parlare delle conseguenze a livello reputazionale che ricadono sull’azienda.

5. Qual è il sistema di qualità (QA) e come viene valutato?

Il quality assessment (QA) non si occupa solo della correzione ortografica. Per quanto riguarda i servizi per le aziende, il QA include: rispettare quanto concordato nel briefing e la guida di stile, mantenere la coerenza terminologica, verificare numeri, unità e riferimenti al prodotto e, se del caso, rispettare le restrizioni di formato (etichette, variabili, layout).

La valutazione della qualità è fondamentale. Per questo, è necessario sapere come classificano gli errori (lieve/grave/critico). È utile richiedere un esempio di rapporto o di quadro di controllo della qualità e qual è la strategia per il miglioramento continuo dell’agenzia. In altre parole, in che modo l’agenzia evita che si ripetino gli stessi errori? In definitiva, registrare in maniera adeguata il processo è un segnale di maturità.

Perché è importante? Perché senza metriche né cicli di miglioramento, la qualità dipende dalle persone, ma ciò significa che più aumenta il volume di lavoro, più la qualità diventa instabile.

6. Che approccio utilizza per la traduzione con IA?

Non si è sapere se l’agenzia è a favore o contro. L'obiettivo è sapere quando viene usata l'IA, qual è il limite, e se è presente una fase di controllo “umano”. Un'agenzia con esperienza spiega il suo approccio in base al tipo di contenuto: marketing creativo, giuridico, tecnico, regolatorio, ecc.

I punti da chiarire con l’agenzia sono:

• trasparenza - quando si usa l’IA nel processo di traduzione,
• fatturazione in linea con il servizio offerto,
• criteri di selezione - quali contenuti passano per questo processo e quali no,
• sicurezza - quali garanzie offre l'uso di uno strumento esterno.

Per poter valutare i criteri di post-editing, puoi fare riferimento allo standard ISO 18587: Post-editing of machine translation output - Requirements può servire da riferimento. Se vuoi saperne di più sul tema, consulta il nostro articolo sulle tariffe per servizi di traduzione con IA.

Perché è importante? Perché, quando l’uso dell’IA (a seconda dello strumento utilizzato) non è supervisionato, può intaccare l’immagine dell’azienda, introdurre errori di senso o dare vita a nuovi rischi riguardo la riservatezza.

Extra per i principianti: che strumenti CAT utilizzano?

Non è un’informazione così rilevante quando si sceglie un’agenzia per la prima volta, ma dimostra molto bene la capacità di “industrializzare” la coerenza. Gli strumenti CAT (traduzione assistita dal computer, dall’inglese Computer Assisted Translation) permettono di gestire memorie di traduzione, terminologia, controlli qualità automatici, e persino flussi di lavoro integrati con più programmi (sistemi di gestione della traduzione, connettori CMS, QA).

Se già navighi le acque del settore dei servizi linguistici, è molto probabile che tu ne abbia già sentito parlare. Se non è così, leggi il nostro articolo se vuoi capire rapidamente cosa sono gli strumenti CAT.

Non è importante solo il «marchio» dello strumento, anche se, in questi casi, è consigliabile lavorare con i migliori strumenti sul mercato, come Trados o MemoQ. Ciò che conta è sapere come utilizzarlo e applicarlo.

Perché è importante? Perché usare buoni strumenti e configurarli bene trasforma la traduzione in un processo industrializzabile e, quindi, più affidabile, più veloce e più prevedibile.

Scegliere un'agenzia di traduzione significa scegliere un intero sistema

Per poter scegliere un'agenzia di traduzione per aziende che sia in grado di gestire i tuoi progetti multilingue, devi valutare si ala sua organizzazione sia la sua conoscenza linguistica: specializzazione, selezione dei linguisti, coerenza terminologica, riservatezza, controllo qualità e uso dell’IA.

Queste 6 +1 questioni ti daranno una base solida da cui partire per poter fare un confronto tra fornitori i e scegliere con criterio e senza errori.

Se vuoi parlare con noi di volume, lingue, restrizioni e livello di qualità atteso, puoi consultare la pagina della nostra agenzia di traduzione.