Perché avere un metodo di organizzazione?
Lavorare in proprio significa occuparsi di tutti i compiti legati alla propria attività: gestire i progetti, contattare i clienti, cercarne di nuovi, tenere la contabilità, ecc. Senza dimenticare la propria vita personale!
Avere un senso innato per l'organizzazione non è sempre sufficiente. Dimenticanze, la sensazione frequente di essere saturi o di lavorare costantemente e con urgenza sono solo alcuni dei vari sintomi di una cattiva organizzazione.
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Il metodo Getting Things Done (GTD) è un metodo di gestione del tempo sviluppato da David Allen. Il suo scopo è quello di aiutarti a:
- eliminare l’ansia e la sensazione di saturazione;
- eliminare l’impressione di trovarsi di fronte ad un muro invalicabile quando un compito è particolarmente complesso, scomponendolo in “mattoncini” più facili da eseguire;
- valutare nuovamente e concentrarsi sui propri obiettivi in ogni circostanza;
- mantenere un atteggiamento positivo nei confronti dei compiti non svolti.
Allen propone una soluzione semplice: includere in un sistema affidabile l’insieme di informazioni, idee e progetti da fare e che ci preoccupano. In questo modo, è come avere una specie di “memoria esterna”: lo spirito è libero e disposto a concentrarsi sull’essenziale, ovvero svolgere compiti e perseguire obiettivi.
Questo sistema consiste semplicemente in un elenco di compiti e progetti, ovvero un dossier in cui inserire tutti i vostri documenti di riferimento, cioè tutti i documenti che non sono immediatamente utili per un’azione specifica, ma di cui potremmo aver bisogno in seguito, e un’agenda. Puoi scegliere di avere la tua lista su un foglio o in un software (in questo articolo menzioniamo diverse applicazioni).
Sembra facile, vero? In realtà, non è così semplice.
Il metodo GTD consiste in 5 diverse fasi, che riassumerò brevemente.
1. Raccolta
La prima fase consiste nello “svuotare la testa”, cioè annotare tutto quello che hai in mente: compiti da svolgere, idee generali, progetti in sospeso, ecc... Non stupirti se nella lista compaiono centinaia di compiti... Inoltre, dovrai riordinare tutti gli oggetti e i documenti che non sono al loro posto; per esempio, tutte le scartoffie ammucchiate nel tuo ufficio o il contenuto di un fascicolo “in sospeso”.
Bisogna poi elaborare un sistema di classificazione dei documenti di riferimento: è possibile, ad esempio, scegliere di sistemare i file in ordine alfabetico o per argomento, a seconda delle proprie preferenze.
La fase successiva è prendere il primo documento della pila e procedere in questo modo:
- se si tratta di un documento di riferimento, come un estratto conto bancario da conservare, archivialo;
- se l’azione individuata dura meno di 2 minuti, falla immediatamente, tipo confermare la ricezione di un’e-mail;
- se l’azione dura più di 2 minuti, scrivila nella lista delle cose da fare o nella tua agenda, se, per esempio, si tratta di un appuntamento o di un’azione che ha degli orari fissi (chiamare un cliente tra le 9 e le 10 del giorno dopo, ovvero l’unico momento in cui è disponibile);
- se si tratta di un progetto, cioè di un risultato che si ottiene attraverso diverse azioni, devi pianificarlo.
3. L’organizzazione
Esempio: ho scritto su un foglio “Comprare un nuovo computer”. Lo metterò nella mia lista delle cose da fare in questo modo:
- Acquistare un nuovo computer [il mio progetto, cioè il risultato da raggiungere].
- definire il budget [la mia prossima azione];
- confrontare più computer;
- recarsi al negozio per acquistarlo.
È importante verbalizzare in maniera chiara il risultato che si desidera raggiungere: a quanto pare un bel verbo all’infinito incita a eseguire l’azione. Ma è importante anche scrivere la prossima azione (next action) da eseguire, che mi avvicinerà al mio scopo (in questo caso, “decidere il budget”). Una volta fatto questo primo compito, la prossima azione sarà “confrontare più computer”. Decomporre in parti diverse, in “mattoncini”, un progetto che a prima vista sembra insormontabile (tra l’altro perché non si sa da dove cominciare) elimina quella sensazione di blocco. Perché, come è noto, la cosa più complicata è cominciare...
Dovrai applicare questo principio di raccolta alla tua vita quotidiana, “metti in sequenza” tutti i documenti, idee o azioni da svolgere e prendili in mano uno per uno, come ti abbiamo appena spiegato.
4. Aggiornare
Ogni settimana, ad esempio il venerdì pomeriggio, per concludere bene la settimana, dai un’occhiata alla tua lista di compiti e progetti e alla tua agenda. L’obiettivo è quello di contrassegnare i compiti eseguiti, definire le azioni successive, cancellare progetti obsoleti, ecc. In breve, mantieni la tua lista aggiornata. Questa attività, anche se può essere noiosa, è un passo fondamentale. Secondo David Allen, il metodo può dare risultati positivi solo se siamo convinti di poter fare pieno affidamento su di esso.
5. L’azione
Una volta che i compiti sono stati organizzati, devono essere eseguiti... Sceglieremo cosa fare in un determinato momento grazie a quattro criteri: il contesto in cui ci troviamo (in ufficio, in viaggio, a casa, per telefono, ecc.), il tempo e le energie disponibili, nonché la priorità del compito.
Alcuni inconvenienti
Una delle principali critiche che si possono fare al metodo GTD è che ci vuole più tempo per organizzare i compiti che per eseguirli. Soprattutto nel momento in cui si mette in atto il sistema. David Allen consiglia di riservarsi qualche giorno per raccogliere e organizzare tutti i documenti.
Successivamente, è necessario dedicare del tempo alla raccolta giornaliera e agli aggiornamenti settimanali, che sono essenziali per fare in modo che il sistema sia affidabile. Richiede disciplina, anche se a volte è difficile da mantenere a lungo termine.
Ma, in generale, otterrai più vantaggi che svantaggi, sempre se sei flessibile e non ti lasci dominare da questo sistema.
Ridurre lo stress: Allen ha la soluzione!
Per quanto mi riguarda, David Allen aveva ragione: dopo i primi mesi, dopo i primi mesi, lo stress legato al lavoro è veramente diminuito. Oggi, dopo quattro anni di pratica, non mi sento mai sopraffatta. Sovraccarica di lavoro sì, ma non affondo nel flusso continuo di informazioni e di nuovi compiti da svolgere.
- La mente si libera, perché si fida completamente del sistema.
- Abbiamo un vero senso del controllo. Pianificando ogni azione e anticipando, si prendono decisioni su ciò che si fa (e soprattutto su ciò che non si fa subito!). Nel senso, non sei sopraffatto dal sovraccarico di lavoro, ma lo controlli.
- Questo metodo permette di approfittare dei periodi di minore attività. Se mi si presenta un pomeriggio libero (è raro, ma può accadere), scelgo molto rapidamente e senza tergiversare i miei compiti in sospeso dall’elenco degli obiettivi in corso, secondo i quattro criteri di decisione (contesto, tempo, energia, priorità).
- L’ultimo vantaggio, ma non meno importante: l’affidabilità che guadagni ogni giorno si riflette immediatamente nella qualità dei servizi che offri ai tuoi clienti!
Nel paragrafo precedente ti abbiamo riassunto i principi fondamentali del metodo GTD. Passiamo ora alla pratica.
Ora ti descriverò come ho messo in pratica il metodo GTD. Di certo non voglio insinuare di aver trovato la soluzione con la ‘S’ maiuscola. L’articolo vuole solo dare un’idea di come questo metodo possa essere messo in pratica in condizioni reali, ma anche per invitarti a pensare ad una tua personale organizzazione. Non esitare a farmi sapere cosa ne pensi!
Il materiale
Per mettere in pratica il metodo GTD, ho utilizzato:
- uno schedario a cassetti per archiviare i documenti di riferimento “fisici”,
- un’agenda;
- l’applicazione online Toodledo per la lista delle cose da fare;
- l’applicazione Evernote per l’archiviazione dei documenti virtuali.
I documenti di riferimento: un archivio coerente
Ricordate: il fascicolo dei documenti di riferimento raccoglie tutti i documenti che non sono utili nell’immediato per un’azione specifica, ma di cui potremmo aver bisogno in qualsiasi momento, o che dobbiamo semplicemente conservare per motivi legali.
L’archivio cartaceo dei documenti di riferimento
Ciò che mi ha dato più problemi è stata l’organizzazione iniziale dell’archivio dei documenti di riferimento. È importante tenere presente che un documento può essere messo in un unico posto in modo da poterlo trovare il più velocemente possibile.
Utilizzo uno schedario per i documenti personali e un altro per tutto quello che riguarda il mio lavoro: contratti, contabilità, documenti relativi alla previdenza sociale e altri enti, ecc...
Ogni fascicolo corrisponde a un ente o a un tema e contiene a sua volta cartelle e sottocartelle. I documenti sono ordinati in ordine alfabetico.
Esempio:
- Fascicolo Assicurazioni
- Cartella Azienda A
- Sottocartella Contratti
- Sottocartella Corrispondenza, ecc.
- Cartella Azienda B
- Sottocartella Contratti
- Sottocartella Corrispondenza, ecc.
- Fascicolo Banca
- Cartella Banca A
- Sottocartella Estratto conto
- Sottocartella Corrispondenza
- Sottocartella Contratti, ecc.
- Fascicolo Contabilità
- Cartella Fatture emesse
- Sottocartella Fatture in sospeso
- Sottocartella Fatture pagate
- Cartella documenti contabili
Ti sembra eccessivo? In realtà, di solito, sono molto disorganizzata... Ma siamo realistici: non si può essere efficaci e disorganizzati quando si lavora da soli.
L’ideale è ordinare questa cartella una volta all’anno, buttando via ciò che non è più necessario e archiviando il più possibile.
Se si dispone di documenti molto specifici (contratti con i clienti, ecc.), sarebbe meglio riordinarli in un mobile a parte.
Il metodo GTD... Il miglior modo per diventare maniacali!
L’archivio dei documenti di riferimento virtuali
Nell’era digitale, la maggior parte dei documenti di riferimento sono in formato elettronico.
Il software Evernote è una soluzione interessante, che presenta diversi vantaggi:
- è gratuito e completo;
- si presenta in maniera gradevole sotto forma di taccuini;
- puoi sincronizzarti da diversi computer o dispositivi mobili;
- ha funzioni di ricerca molto efficienti, sia nel testo che attraverso i tag;
- ha la possibilità di aggiungere file, ad esempio PDF, alle note.
A mio avviso,I i suo punto debole è l’estrema semplicità della configurazione delle note.
Il mio taccuino dei documenti di riferimento è organizzato in diverse cartelle tematiche:
- Contabilità e obblighi legali
- Mercato della traduzione
- Strumenti di lavoro, ecc.
È qui che conservo tutte le informazioni che potrebbero tornarmi utili un giorno: informazioni trovate su Internet o lette su liste di discussione e forum, ecc.
Riunendo sistematicamente le informazioni in un unico posto, si cerca di evitare il famoso «L’ho letto da qualche parte» e di costruire una base di conoscenze molto preziosa.
Ho organizzato una struttura ad albero identica a quella dell’hard disk del mio computer per tutti i documenti che non voglio aggiungere a Evernote per motivi di riservatezza. Non deve essere la soluzione migliore, ma al momento ne sono soddisfatta.
L’elenco delle cose da fare di Toodledo
Utilizzo la versione a pagamento di Toodledo, un’applicazione web che si caratterizza per il suo nome divertente e per un’interfaccia un po’ bruttina, ma soprattutto per la sua impostazione GTD-oriented.
Ovviamente, puoi utilizzare anche un semplice quaderno per la tua lista, ma un file Word o Excel (o OpenOffice, o altro) credo sia il minimo (aspetta quando avrai centinaia di compiti sulla tua lista...)
Quando è il momento di scegliere lo strumento migliore per la vostra lista delle cose da fare, fatevi le domande giuste:
- Devo accedere alla lista dal computer o dal cellulare? (applicazione locale, mobile)
- Dovrò importare o esportare i compiti? (formati proposti)
- Qual è il grado di riservatezza? (cloud o no)
- Quanto devono essere dettagliate le descrizioni dei compiti? (solo il titolo del compito o attributi, come contesto, priorità, ecc.)
Toodledo propone dei campi corrispondenti alle diverse raccomandazioni del metodo GTD:
contesto: ufficio, telefono, viaggi, ecc.;
obiettivo: obiettivi a breve e lungo termine; un obiettivo a breve termine può contribuire al raggiungimento di un obiettivo a lungo termine;
scadenza: termine di consegna del compito;
ripetizione: per compiti ricorrenti;
durata: tempo stimato necessario da dedicare ad un compito;
priorità: 3 livelli di priorità positivi + 1 livello negativo;
stato: azione successiva, compito delegato, ecc.;
La funzione Repeat è particolarmente interessante, perché permette di stabilire che un’attività è ricorrente in qualsiasi momento (ogni giorno, ogni lunedì, ogni giorno lavorativo, ecc.).
Un'altra funzione molto buona è Scheduler. Devi scrivere il tempo che hai a disposizione e il contesto in cui ti trovi e l’applicazione ti fornisce una lista di attività che puoi eseguire nel tempo indicato, a seconda della priorità e della scadenza.
Inserisco in Toodledo tutti i miei compiti personali e professionali (uso il contesto per differenziarli), tranne per quanto riguarda la pianificazione dei miei progetti di traduzione (numero di parole da tradurre al giorno, ecc.) semplicemente perché questo sistema non è abbastanza flessibile dato che il mio orario cambia più volte al giorno in base all’arrivo delle varie richieste. Posso anche tenere traccia dei compiti in sospeso o delegati grazie a Status (Delegato, In Attesa).
Se siete interessati a questo strumento, il forum di Toodledo è pieno di consigli e trucchi su come mettere in pratica il metodo GTD.
L’agenda
David Allen raccomanda di utilizzare l’agenda solo per i compiti da svolgere in una data e ora precise (appuntamenti, ecc.).
Io uso l’agenda in un modo diverso: mi permette di pianificare i miei appuntamenti e i miei progetti di traduzione allo stesso tempo (cioè il numero di parole che devo tradurre, o rivedere, quel giorno in quella precisa fascia oraria). Come ho detto prima, i progetti di traduzione non li aggiungo alla mia lista delle cose da fare.
Strumenti da provare
Ci sono molti strumenti orientati al metodo GTD. Non li ho provati tutti, ma ho qui una piccola selezione di strumenti gratuiti che sembrano interessanti:
- todo.txt: elenco dei compiti in sospeso in formato .txt, quindi universale;
- Remember The Milk: applicazione per la gestione delle attività online;
- Wunderlist: applicazione per quasi tutti i dispositivi.
Ora che conosciamo i principi di base del metodo Getting Things Done e gli strumenti utilizzati, vediamo come sarebbe una giornata tipo.
Per tutto il giorno
Nel corso della giornata, raccogli informazioni da diverse fonti: posta, e-mail, comunicazioni telefoniche, nuove idee...
- Fai una pila con tutti i documenti cartacei (posta, fogli sparsi in cui hai scritto idee, etc.);
- se possibile, scarica tutti i file (glossari via Internet, software, ecc.) in un’unica cartella sul tuo computer;
- lascia tutte le e-mail nella casella di posta elettronica, tranne quelle che non vuoi conservare. È meglio cancellarle immediatamente. Vi consiglio di non utilizzare filtri per classificare automaticamente i messaggi in alcune cartelle (a parte le mailing list), così da non correre il rischio di perderne qualcuna per strada.
Ogni pomeriggio
Elaborazione
Alla fine della giornata lavorativa, occupati delle diverse “cassette postali”: contenitori di documenti, e-mail, file scaricati.
- Prendi il primo documento dalla pila e analizzalo, continua così fino a quando non ce ne sono più. Non lasciare assolutamente nulla sulla scrivania.
- Segnati i compiti necessari nella tua lista delle cose da fare, archivia i documenti di riferimento e pianifica i progetti (vedi prima parte). Scrivi tutto, anche i compiti più banali;
- fai così anche per i documenti scaricati;
- svuota anche la casella di posta nello stesso modo.
Esempi concreti
Ecco alcuni esempi concreti tratti dalla mia esperienza personale:
E-mail di richiesta con i file da tradurre
- Creo il progetto nel mio software di gestione, preparo i file e ordino la conversazione in una cartella del mio software di posta elettronica (un file per progetto).
Richiesta di preventivo a cui è stata data risposta nel corso della giornata
- Sto aspettando la conferma del cliente.
- La conversazione è in un file “In sospeso” (dai un’occhiata di tanto in tanto per ricontattare coloro che non hanno risposto).
Contributo a una mailing list con informazioni interessanti
- Scrivo le informazioni nel mio taccuino di Evernote e cancello il messaggio.
E-mail di un cliente che chiede documenti
- Non posso rispondere subito perché devo chiedere il documento a un ente.
- Pianifico il progetto sulla mia lista delle cose da fare:
- Richiedi il documento all’ente X
- In sospeso: documento X
- Inviare il documento X al cliente Y
- Ho messo la conversazione nella cartella cliente corrispondente nella mia casella di posta elettronica (una cartella per cliente). In questo modo so dove trovare le e-mail quando devo rispondere.
L’e-mail ha bisogno di una risposta rapida (sarò in grado di rispondere la mattina seguente, per esempio).
- Non lascio l’email nella casella di posta: scrivo un compito “Rispondi a X riguardo a Z” nella mia lista di compiti per il giorno successivo e archivio l’email nell’apposita cartella.
Alla fine della giornata, la cassetta delle lettere, la cassetta dei documenti e il tuo ufficio devono essere vuoti.
Sì, sì, insisto: la tua casella di posta elettronica deve essere vuota quando spegni il computer al pomeriggio.
Una cassetta postale, come dice il nome stesso, non è un raccoglitore di documenti. Non lasci che la tua cassetta delle lettere si riempia di posta, no?
Se applichi questo principio, ti avvicinerai a quella che è la pace interiore molto rapidamente. Da un lato, avrai davvero la sensazione di aver concluso la giornata, dall’altro la soddisfazione di aprire la casella di posta e vederla vuota (o solo con i nuovi messaggi) ogni mattina.
Programma del giorno successivo
Naturalmente, la definizione di un programma per il giorno successivo ogni giorno non fa parte delle raccomandazioni del GTD. Ma una piccola deviazione ogni tanto non nuoce, purché conveniente.
Ogni pomeriggio scrivo su un quaderno tutto quello che devo fare il giorno dopo: progetti di traduzione (numero di parole da tradurre/revisione), citazioni e anche tutti i compiti personali. È inutile separare completamente la vita professionale da quella personale perché, durante la giornata, i compiti personali e professionali si alternano, soprattutto se si lavora da casa. Chi non ha mai fatto una lavatrice durante l’orario di lavoro alzi la mano.
Dopo aver valutato il tempo da dedicare a tutti i compiti prioritari, scelgo le azioni dalla mia lista delle cose da fare: i prossimi compiti dei miei progetti in corso in base agli obiettivi. La questione degli obiettivi sarà trattata nella prossima parte.
La difficoltà sta nel sapere come calcolare quanto tempo è necessario per ogni compito e, se possibile, senza tanti imprevisti... Se gli imprevisti ti preoccupano, prenditi un’ora “libera” per gestirli.
Una volta alla settimana
Ogni venerdì pomeriggio (o il giorno che corrisponde al tuo fine settimana) dovresti dedicare del tempo per dare un’occhiata alla tua lista delle cose da fare:
- contrassegna i compiti svolti;
- elimina le attività che non sono più pertinenti;
- aggiungi i nuovi compiti e i nuovi progetti che ti vengono in mente (mindsweep);
- modifica la priorità di alcuni compiti, ecc.
Se hai definito alcuni obiettivi a breve, medio e lungo termine, potresti anche controllarne i progressi.
Questo aggiornamento settimanale permette di mantenere un sistema completo e affidabile. Finché non ti fidi al 100% del sistema, non puoi sfruttare appieno tutti i vantaggi del metodo.
Ogni mese
Esegui una revisione mensile più approfondita dei tuoi obiettivi e dei progetti in corso: analizzai progressi e correggi di conseguenza l’elenco delle cose da fare.
Conclusione
Vi sono due difficoltà principali:
- trovare il tempo necessario per organizzare e pianificare le attività. Per quanto mi riguarda, impiego tra i 15 e i 30 minuti ogni pomeriggio per gestire le diverse caselle di posta elettronica e un’ora alla settimana per l’aggiornamento;
- essere metodici a lungo termine. Se ti rendi conto che non riesci a fare l’aggiornamento settimanale in modo rigoroso (ad esempio, se parti spesso il venerdì per il fine settimana o se hai sempre consegne quel giorno), cerca di trovare una fascia oraria più tranquilla in un altro giorno della settimana.
Per comprendere bene perché è importante fissarsi degli obiettivi, torniamo per un momento alla teoria di David Allen, e mettiamo un attimo da parte l’aspetto pratico. Ripeto: la mia soluzione non è quella perfetta, cerco solo di dare spunti di riflessione.
I 6 livelli di prospettiva
David Allen si concede una piccola metafora aeronautica per distinguere 6 livelli di prospettiva (o 6 “altezze”).
- 50 000 piedi - La vita
- 40 000 piedi - Visione da 3 a 5 anni
- 30 000 piedi - Obiettivi da 1 o 2 anni
- 20 000 piedi - Ambiti di responsabilità
- 10 000 piedi - Progetti in corso
- Pista – Azioni in corso
Guadagnare quota ti permette di definire meglio le tue priorità, avendo una visione globale delle attività, ma anche della tua esistenza in generale.
50 000 piedi - La vita
Si tratta of course di quello che vuoi fare con la tua vita.
Domande da farsi: Qual è lo scopo della mia esistenza? Cosa voglio fare della mia vita? Cosa voglio realizzare e diventare? Diventare ricco? Essere felice? Dedicare la mia vita agli altri? Fare il giro del mondo?
40 000 piedi - Visione da 3 a 5 anni
Si tratta di obiettivi (relativamente) a lungo termine (il numero di anni può variare a seconda della tua situazione), che ti aiuteranno a raggiungere gli obiettivi “vitali” che ti sei prefissato a breve termine.
Domande da farsi: Come sarà la mia situazione professionale fra 5 anni? Avrò lo stesso lavoro tra 5 anni? Quanto grande sarà la mia azienda?
E la mia vita privata? Sposato con 1 o 3 figli e una casa in campagna? Circondato da un esercito di conigli nani?
30 000 piedi - Obiettivi a 1 o 2 anni
Si tratta di obiettivi da raggiungere a breve termine, quindi più concreti, che contribuiscono sia al raggiungimento di quelli a lungo termine, sia alla selezione delle azioni immediate.
Domande da farsi: Per raggiungere i miei obiettivi in cinque anni, quali misure concrete posso attuare nei prossimi due anni?
20 000 piedi - Ambiti di responsabilità
Si tratta delle tue responsabilità professionali (amministrazione, contabilità, ecc.) e personali (famiglia, salute, hobby, ecc.). Questi ambiti determinano i compiti che dovrai svolgere. Fare un elenco preciso e completo delle tue responsabilità ti consentirà di ottenere una visione più ampia.
10 000 piedi - Progetti in corso
Sono i progetti, o risultati da raggiungere, a breve termine: acquistare un nuovo computer, partecipare a corsi di formazione, piantare cavolfiori, ecc.
Pista – Azioni in corso
Ovvero tutti i compiti che dovrai svolgere giorno per giorno.
Bello... Ma concretamente?
Puoi cominciare a definire le tue aspirazioni a lungo termine per poi definire quelle a breve termine (dall’alto verso il basso), o iniziare con i progetti in corso per ampliare le tue prospettive a lungo termine (dal basso verso l’alto).
Gli approcci “dall’alto verso il basso” e “dal basso verso l’alto”
Con l’approccio discendente, iniziamo a determinare le aspirazioni vitali per poi determinare come realizzarle, e poi i progetti a medio e breve termine, per arrivare infine alle attività quotidiane.
Per quanto riguarda l’approccio ascendente, ti permette di controllare bene le tue attività e di capire se ti portano effettivamente dove vuoi.
Secondo me, entrambi gli approcci sono validi e pure compatibili. Ciò che sceglierai dipende dalla fase della vita in cui ti trovi: se sei all’inizio o a un certo punto della tua carriera, potrebbe essere più importante raggiungere un obiettivo a lungo termine e poi capire cosa fare nel breve termine.
Al contrario, se hai già un lungo percorso alle spalle e un’idea precisa del percorso da seguire, il secondo approccio ti permetterà di organizzare il tuo lavoro quotidiano e assicurarti che sia allineato alla tua visione a lungo termine.
In ogni caso, hai sempre l’opportunità di rivedere i tuoi obiettivi. Da diverse altezze, sarai in grado di esaminare i tuoi obiettivi a tutti i livelli, mantenendo una visione globale del tuo percorso e dei tuoi ideali.
Definisci i tuoi obiettivi
Se scegli l’approccio dall’alto al basso, ti lascio alcuni spunti di riflessione:
La domanda che fa venire il mal di testa
Sarebbe meglio andare a letto, vero?
Dedica del tempo proprio a quella domanda: «Cosa vuoi fare della tua vita?» Aggiungiamo anche, «Cos’è che non ti soddisfa ora?». A partire dalle tue risposte, avrai un’idea chiara degli obiettivi da raggiungere nei prossimi 5-10 anni e, anche se non raggiungerai i tuoi obiettivi principali, almeno sarai capace di avvicinarti.
Poi classificate questi obiettivi in base al livello di prospettiva, indicando quali partecipano alla visione a lungo termine della vostra esistenza.
Esempio
Mettiamo che la mia attuale condizione come lavoratore autonomo non mi piace, mi sento solo e abbandonato, vorrei lavorare in azienda, ma essere un dipendente non è la stessa cosa.
- Obiettivo finale: diventare il capo di una PMI di 10 dipendenti
- Obiettivo in 5 anni: aver assunto un impiegato
- Obiettivo in 1-2 anni: aver fondato una PMI
- Progetti in corso: ottenere informazioni presso la Camera di Commercio
- Azioni in corso: chiamare la Camera di Commercio per chiedere un appuntamento
Obiettivi annuali
I tuoi obiettivi a lungo termine non dovrebbero cambiare ogni giorno. Tuttavia, è interessante fissarsi degli obiettivi specifici per l’anno in corso, tenendo sempre presente i propri ideali e la traiettoria che si vuole dare alla propria attività e alla propria vita personale.
Io faccio così alla fine dell’anno mi prefisso degli obiettivi per l’anno successivo. Questi obiettivi sono di tre tipi:
- finanziari (fatturato da realizzare);
- professionali (aggiornare il mio sito web, rinnovare il mio materiale, seguire corsi di formazione, ecc.);
- personali (fare più sport, leggere tutto Nietzsche in tedesco, ecc.).
Ho fissato le scadenze nel corso dell’anno in base alle priorità, ma in modo realistico, per non scoraggiarmi. Non vale la pena decidere che tutti i tuoi obiettivi dovranno essere raggiunti nel primo trimestre, non ce la farai e la delusione di non averli raggiunti influirà sulla tua motivazione.
Cerco di ridistribuire gli obiettivi durante l’anno, così da dedicarmi ai principali obiettivi professionali, finanziari e personali allo stesso tempo. Ti aiuterà davvero a concentrarti e di far avanzare i tuoi progetti attuali.
A partire dagli obiettivi, creo i progetti della mia lista delle cose da fare.
Ogni mese, calcolo il progresso di ogni obiettivo, capisco se sono in ritardo o in anticipo e ridisegno la mia lista delle cose da fare di conseguenza.
Si possono aggiungere nuovi obiettivi durante l’anno, l’unica cosa è pianificarli bene in modo che non entrino in conflitto con quelli già esistenti. È tutta una questione di priorità!
I vantaggi
Se fissi i tuoi obiettivi professionali e personali a più o meno lungo termine, avrai una visione più ampia della tua esistenza e, dall’altra parte, avrai una conoscenza più intima delle ragioni e degli obiettivi delle tue attività quotidiane. Beh, adesso sai FINALMENTE perché ti alzi la mattina!
Rimani fedele ai tuoi ideali
Se fissi i tuoi obiettivi in base a ciò che ti definisce e ti motiva, non ti discosterai dai tuoi ideali molto facilmente.
Rimani motivato
Gli obiettivi ti permettono di sapere in ogni momento PERCHÉ stai facendo quello che fai: sarai perciò più motivato a fare compiti noiosi o poco gratificanti, se sai che fanno parte di una visione più ampia del tuo percorso individuale.
Infatti, sei sempre consapevoli dei motivi per cui abbandoni o ritardi in alcuni progetti (per motivi di priorità, ad esempio, o perché non ti portano dove vuoi andare). Addio sensi di colpa!
Ho decine di e-mail da inviare e progetti da preparare... Non so da dove iniziare.
Respira, prendi un foglio di carta e fai una lista dei nuovi compiti che sono appena arrivati. Quindi, esegui prima l’azione che richiede meno tempo (ad esempio, confermare la ricezione di un’e-mail). Depenna l’azione e continua così anche per le altre azioni. Perchè alla fine lo sappiamo che la cosa più complicata è cominciare... Fare una prima azione, dare un impulso positivo e scrivere tutto su un foglio di carta ti permette di organizzare meglio i tuoi pensieri.
Dalla mia esperienza ho imparato che proprio nel momento in cui ci si sente sopraffatti che è fondamentale dedicare tempo a verbalizzare e a organizzare i propri pensieri e le proprie azioni.
Non lasciarti sopraffare. Sono sicura che non si è quasi mai del tutto sommersi. Molte volte rimaniamo bloccati in quella sensazione di urgenza permanente. Se si accetta il fatto che alcuni compiti sono meno urgenti di altri, che alcune e-mail possono aspettare, che le ore del giorno sono limitate, allora riuscirai a mantenere il controllo.
