5 strategie per ridurre i costi di traduzione delle IFU in conformità con il MDR

Secondo i requisiti linguistici del Regolamento UE sui dispositivi medici (MDR), i produttori devono garantire istruzioni per l’uso (IFU) chiare e adattate ad ogni mercato di riferimento. Le IFU multilingue, nonostante siano obbligatorie per la conformità, possono incidere notevolmente sul budget riservato alla documentazione, soprattutto per le aziende che operano in più giurisdizioni.

Di seguito, cinque strategie pratiche per ridurre i costi di traduzione mantenendo la conformità e la qualità della documentazione.

1. Ottimizza il contenuto di partenza delle IFU

Generalmente, i costi di traduzione si calcolano per parola. Pertanto, ridurre il numero di parole nell’originale può portare a un grande risparmio, soprattutto quando le IFU vengono tradotte in più lingue.

Per farlo, dovresti:

• Usare un linguaggio conciso e standardizzato.
• Evitare la ridondanza.
• Preferire una scrittura strutturata utilizzando strumenti come MadCap Flare o Adobe FrameMaker, che permettono di organizzare i contenuti in moduli o blocchi riutilizzabili.
• Se le IFU sono già state scritte, effettuare una revisione editoriale pre-traduzione per semplificare il linguaggio ed eliminare i contenuti superflui, in modo da ridurre notevolmente i costi, soprattutto se si traduce in più di 10 lingue.

2. Usa le immagini per sostituire testo ridondante

L’impiego di illustrazioni o diagrammi permette di comunicare le istruzioni in modo più efficace rispetto a lunghe descrizioni, ed elimina, in molti casi, la necessità di traduzione. Maggiore è il numero di lingue da tradurre, maggiori sono i vantaggi di questo approccio.

Le immagini sono particolarmente efficaci nelle guide passo dopo passo, le avvertenze o le istruzioni per il montaggio. Prima di aggiungere qualsiasi immagine, assicurati che sia conforme ai requisiti MDR e che venga convalidata durante i test di usabilità.

3. Elaborare le IFU direttamente in inglese

In genere, l’inglese utilizza meno parole di molte altre lingue europee come, per esempio, il francese o l’italiano. Scrivere il testo originale delle IFU in inglese può quindi ridurre il numero totale di parole e creare una base più efficiente per la traduzione. Inoltre, l’inglese è anche la lingua più comunemente utilizzata nei processi di lavoro di traduzione, pertanto, in questo modo è possibile semplificare anche la gestione dei progetti.

Oltre ad essere un modo per ridurre il numero di parole, tradurre dall’inglese può avere anche altri vantaggi. Se vuoi saperne di più, leggi 3 motivi per tradurre dall’inglese e 2 per non farlo.

Ricorda, però, che la riformulazione in inglese deve rimanere chiara e conforme per tutti gli utenti, compresi quelli non madrelingua.

4. Considera l’utilizzo della traduzione assistita con post-editing (MTPE)

Per alcuni tipi di contenuti, la traduzione AI seguita da post-editing professionale può essere il giusto compromesso tra costi e qualità. Tuttavia, la sua fattibilità e produttività dipendono da:

• La complessità tecnica delle IFU.
• La chiarezza e la coerenza del testo di partenza.
• La disponibilità di software di traduzione addestrati su misura e adattati alla tua gamma di prodotti.

Per migliorare la resa della traduzione automatica, scrivi con frasi semplici e non ambigue ed evita il linguaggio idiomatico o creativo, così da rendere i contenuti più prevedibili e più facili da tradurre con precisione.

5. Sfrutta la memoria di traduzione e la coerenza del formato

La maggior parte delle agenzie di traduzione oggi utilizza sistemi di memoria di traduzione (TM) per individuare e riutilizzare i segmenti tradotti in precedenza. Questo equivale ad avere costi inferiori e tempi di consegna più rapidi.

Per ottimizzare l’utilizzo di una memoria di traduzione:

• Mantieni la coerenza della formulazione in tutte le IFU.
• Standardizza la formattazione dei documenti: Una frase in grassetto o con spaziatura diversa potrebbe non essere riconosciuta come una ripetizione dalla TM.
• Utilizza software che supportino il riutilizzo modulare dei contenuti e il sistema di controllo multilingue (ad esempio, FrameMaker, Flare o sistemi basati su XML).

Memorie di traduzione efficienti e una formattazione coerente possono portare ad una diminuzione dei costi nel lungo termine, soprattutto per i dispositivi con più configurazioni o accessori.

Conclusione

Ridurre i costi di traduzione delle IFU non significa prendere scorciatoie, ma creare contenuti conformi e riutilizzabili. Combinando authoring strategico, strumenti intelligenti e una relazione di fiducia con i fornitori di traduzioni, i team che si occupano di regolamentazione e documentazione possono garantire sia l’ ottimizzazione dei costi che la conformità al MDR.

Se la tua azienda pubblica IFU in più lingue dell’UE, utilizzare anche solo una di queste strategie può fare la differenza nel tuo budget di traduzione.

Hai bisogno di aiuto per tradurre le tue istruzioni per l’uso? Contattaci, siamo un fornitore di servizi di traduzione specializzato in dispositivi medici e saremo felici di aiutarti.